DPA

Dernière mise à jour : 28/04/2026

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Accord de sous-traitance

CET ACCORD EST CONCLU ENTRE:

• Tout utilisateur qui crée un compte, consulte Tooli ou qui fait usage de ses fonctionnalités notamment en y téléchargeant des fichiers, ci-après dénommé l’ « Utilisateur ».

ET

• Buildwise, société dont le siège social est établi à Kleine Kloosterstraat 23, 1932 Zaventem, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises de Belgique sous le numéro 0407.695.057, ci-après dénommé « Buildwise ».

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CONTEXTE

1. Buildwise met à disposition des Utilisateurs, à titre gratuit, un assistant juridique intelligent fondé sur l’intelligence artificielle (« Tooli ») qui permet aux Utilisateurs de poser des questions, télécharger des documents, saisir des Données et interagir avec le Chat afin d’obtenir des réponses automatisées.
2. Les Parties reconnaissent que, aux fins du présent Accord, l’Utilisateur agit en qualité de responsable du traitement en ce qu’il détermine les finalités et les moyens des traitements de Données qu’il saisit ou introduit dans Tooli, et que Buildwise agit en qualité de sous-traitant, en ce qu’il met en œuvre, pour le compte et sur instruction de l’Utilisateur, les traitements nécessaires afin de mettre Tooli à disposition des Utilisateurs.
3. Conformément au Droit applicable à la protection des données, les Parties souhaitent conclure le présent Accord de sous-traitance (« Accord »), lequel définit leurs droits et obligations respectifs et constitue une partie intégrante des CGU.

Il est convenu ce qui suit:

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1. Définitions

1.1. Les termes ci-dessous sont définis de la manière suivante: a) « Responsable de traitement », « Sous-traitant », « Personne concernée », « Données à caractère personnel » et « traitement » (et « traiter ») ont la signification indiquée dans le Droit applicable à la protection des données personnelles ; b) « Droit applicable à la protection des données personnelles » signifie l’ensemble des lois et des règlements dans le monde relatif à la protection des données personnelles qui s’appliquent aux données à caractère personnel en question, y compris, le cas échéant, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données) (le « RGPD ») et toute loi nationale applicable en matière de protection des données adoptée en vertu ou en application du RGPD. c) « Espace économique européen » ou « EEE » signifie les États membres de l’Union européenne; ainsi que (ii) la Norvège, le Liechtenstein et l’Islande. d) « Utilisateur » vise tout utilisateur qui crée un compte, consulte Tooli ou qui fait usage de ses fonctionnalités notamment en y téléchargeant des fichiers, ci-après dénommé l’ « Utilisateur ».

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2. Relation entre les Parties

2.1. L’Utilisateur, en sa qualité de Responsable du traitement, désigne Buildwise comme Sous-traitant pour traiter les Données à caractère personnel décrites à l’Annexe I (« Données »). Chaque Partie s’engage à respecter les obligations qui lui incombent en vertu du Droit applicable en matière de protection des données personnelles.

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3. Finalités du traitement

3.1. Buildwise s’engage, en sa qualité de Sous-traitant, à ne traiter les Données que pour les finalités décrites à l’Annexe I et uniquement sur instruction documentée de l’Utilisateur (« Finalité autorisée »), sauf disposition contraire du Droit applicable en matière de protection des données personnelles. 3.2. En aucun cas, Buildwise ne traite les Données pour ses propres finalités ni pour celles de tiers. Buildwise informe sans délai l’Utilisateur s’il considère qu’une instruction donnée par celui-ci constitue une violation du Droit applicable en matière de protection des données personnelles.

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4. Transferts ultérieurs

4.1. Buildwise s’engage à ne pas transférer de Données (ni à autoriser un Sous-traitant ultérieur à transférer des Données) vers un pays ou une région en dehors de l’EEE (« Transferts ultérieurs ») sauf si ce pays ou cette région a été reconnu(e) par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat conformément au Droit applicable en matière de protection des données personnelles. 4.2. Si des Données doivent être transférées vers, stockées par ou consultées par un Sous-traitant situé dans un pays ou une région en dehors de l’EEE qui n’a pas fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, un tel Transfert ultérieur ne peut intervenir que si Buildwise a mis en place avec le Sous-traitant des garanties appropriées destinées à assurer un niveau de protection essentiellement équivalent pour les Données transférées, conformément au Droit applicable en matière de protection des données. Ces garanties peuvent inclure, notamment, la conclusion de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne entre Buildwise et le Sous-traitant concerné. 4.3. Buildwise informera l’Utilisateur en tenant à jour une liste des Sous-traitants impliqués dans le traitement ou le transfert de Données, y compris ceux situés en dehors de l’EEE. Cette liste précise la localisation des Sous-traitants et les garanties mises en œuvre pour encadrer les transferts de Données.

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5. Confidentialité du traitement

5.1. Buildwise veille à ce que toute personne qu’il autorise à traiter les Données (y compris le personnel, et les Sous-traitants de Buildwise) (« Personne autorisée ») soit soumise à une obligation stricte de confidentialité (qu’elle soit contractuelle ou légale). Buildwise interdit à toute personne non soumise à une telle obligation de confidentialité de traiter les Données. Buildwise veille à ce que toute Personne autorisée ne traite les Données que conformément à la Finalité autorisée.

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6. Sécurité

6.1. Buildwise s’engage à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, et notamment à protéger les Données contre (i) la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée des Données transmises, conservées ou autrement traitées, ou (ii) l’accès non autorisé aux Données, de manière accidentelle ou illicite (« Incident de sécurité »). Ces mesures doivent tenir compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre, ainsi que de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, et des risques, pour les droits et libertés des personnes physiques, dont le degré de probabilité et de gravité varie. 6.2. Ces mesures peuvent comprendre, entre autres et selon les besoins : a) La pseudonymisation et le chiffrement des Données ; b) Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et des services de traitement ; c) Des moyens permettant de rétablir la disponibilité et l’accès aux Données dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique; d) Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

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7. Sous-traitants ultérieurs

7.1. L’utilisateur consent à ce que Buildwise puisse sous-traiter une partie ou l’intégralité du traitement des Données à un tiers (« Sous-traitant ultérieur ») à condition que : (i) Buildwise informe l’Utilisateur au moins 30 jours à l’avance, de tout ajout ou retrait d’un Sous-traitant ultérieur, en mettant à jour sa liste de sous-traitants, précisant la nature des traitements confiés et la localisation du Sous-traitant concerné ; (ii) Buildwise impose à tout Sous-traitant ultérieur qu’il désigne les mêmes obligations en matière de protection des Données que celles qui s’imposent à Buildwise en vertu du présent Accord ; et (iii) Buildwise demeure responsable de tout manquement du Sous-traitant ultérieur à ses obligations résultant d’un acte, d’une omission ou d’une négligence de ce dernier. 7.2. Une liste de Sous-traitants ultérieurs approuvés à la date du présent Accord est fournie en Annexe II. Buildwise s’engage à maintenir cette liste à jour et à la mettre à disposition de l’Utilisateur chaque fois qu’il ajoute ou supprime un/des Sous-traitants ultérieur(s) conformément à la présente clause. 7.3. Si l’Utilisateur émet des objections, pour des motifs objectivement liés à la protection des Données à caractère personnel, à la désignation par Buildwise d’un Sous-traitant ultérieur, les Parties s’engagent à se réunir de bonne foi dans un délai raisonnable afin d’examiner les motifs de ce refus et de rechercher ensemble une solution appropriée. 7.4. À défaut d’accord dans un délai de trente (30) jours suivant la notification du refus, l’Utilisateur pourra, à son choix a) accepter la désignation proposée moyennant, le cas échéant, des garanties supplémentaires apportées par Buildwise ; ou b) suspendre ou résilier le présent Accord, sans pénalité pour Buildwise et sans préjudice des obligations déjà exécutées.

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8. Assistance et droits des personnes concernées

8.1. Buildwise fournit à l’Utilisateur une assistance raisonnable, et dans les meilleurs délais, y compris par la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de permettre à l’Utilisateur de répondre à: (i) toute demande d’une Personne concernée concernant l’exercice de ses droits en vertu du Droit applicable en matière de protection des données personnelles (y compris, le cas échéant, les droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement et de portabilité des données); et (ii) toute autre correspondance, enquête ou plainte émanant d’une Personne concernée, d’une autorité de contrôle ou de tout autre tiers dans le cadre du traitement des Données. Dans l’hypothèse où une telle demande, correspondance, enquête ou plainte serait adressée directement à Buildwise, ce dernier en informe sans délai l’Utilisateur, sans y répondre, et en transmettant l’intégralité des informations pertinentes 8.2. Toute demande d’assistance déraisonnable ou impliquant des efforts disproportionnés pour Buildwise, pourra faire l’objet d’une facturation spécifique, au tarif horaire de 120 EUR HTVA, sauf accord particulier entre les Parties.

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9. Incident de sécurité

9.1. Dès qu’il a connaissance d’un Incident de sécurité, Buildwise informe l’Utilisateur sans délai, et lui fournit, dans les meilleurs délais, toutes les informations et l’assistance demandées afin de permettre à l’Utilisateur de satisfaire à ses obligations légales en matière de notification d’une violation de Données conformément aux exigences et délais prévus par le Droit applicable en matière de protection des données personnelles. Ces informations comprennent au minimum les informations sur l’origine, le champ d’application et les conséquences. 9.2. Buildwise prend toutes les mesures et actions nécessaires pour remédier à l’Incident de sécurité et/ou en atténuer les effets, et tient l’Utilisateur informé de toute évolution liée à cet Incident de sécurité.

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10. Suppression ou restitution des Données

10.1. Au terme du présent Accord ou en cas de résiliation de celui-ci, Buildwise doit (au choix de l’Utilisateur) soit détruire, soit restituer à l’Utilisateur l’ensemble des Données (y compris toutes les copies des Données) en sa possession ou sous son contrôle (y compris toute Donnée traitée par un Sous-traitant ultérieur). 10.2. La présente Clause ne s’applique pas lorsque Buildwise est tenu, en vertu du droit de l’Union européenne ou du droit d’un Etat membre de l’EEE, de conserver certaines ou l’ensemble des Données, auquel cas Buildwise doit isoler et protéger les Données de tout traitement ultérieur, sauf dans la mesure où un tel traitement est requis par le droit applicable, et jusqu’à leur suppression définitive.

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11. Registre des traitements

11.1. Buildwise s’engage à tenir un registre de tous les traitements effectués pour le compte de l’Utilisateur conformément au Droit applicable en matière de protection des données personnelles.

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12. Audit

12.1. Buildwise autorise un tiers auditeur mandaté par l’Utilisateur à vérifier sa conformité à ses obligations au titre du présent Accord. À cette fin, Buildwise met à la disposition de l’Utilisateur toutes les informations, systèmes et le personnel nécessaires à la réalisation de l’audit. 12.2. Buildwise reconnaît que le tiers peut accéder à ses locaux aux fins de procéder à une telle vérification, sous réserve que l’Utilisateur notifie Buildwise de son intention de réaliser un audit en respectant un délai de préavis raisonnable, d’au moins trente (30) jours ouvrables, que l’audit soit effectué durant les heures normales d’ouverture, et toutes les mesures raisonnables soient prises pour éviter toute perturbation des opérations de Buildwise. L’Utilisateur ne peut exercer ce droit d’audit qu’une fois par période de douze (12) mois calendaires, sauf (i) si une autorité compétente en matière de protection des données l’exige ou en donne instruction ou (ii) si l’Utilisateur estime qu’une nouvelle vérification est justifiée en raison d’un Incident de sécurité survenu auprès de Buildwise. 12.3. Tout audit sera réalisé aux frais de l’Utilisateur. Toute assistance supplémentaire sollicitée auprès de Buildwise en lien avec l’audit pourra donner lieu à une facturation complémentaire, au tarif horaire de 120 EUR HTVA, sauf accord particulier entre les Parties.

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13. Droit applicable et juridictions compétentes

13.1. Le présent Accord est régi et interprété conformément au droit belge et est soumis à la juridiction exclusive des tribunaux de Bruxelles.

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Annexe I

DESCRIPTION DES TRAITEMENTS Cette Annexe I fait partie intégrante du présent Accord.

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1. SOUS-TRAITANCE DE DONNEES

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A. LISTE DES PARTIES

Responsable du traitement : Sous-traitant:

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В. DESCRIPTION DU TRAITEMENT

Catégories de personnes concernées dont les Données sont traitées : L’Utilisateur peut saisir des Données dans Tooli. Il détermine les catégories de personnes concernées. Celles-ci peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter, des Données relatives aux personnes suivantes:

• Clients de l’Utilisateur (anciens, actuels ou potentiels) ;
• Fournisseurs, prestataires, partenaires commerciaux ;
• Utilisateurs membres de Buildwise (employés, membres du personnel, dirigeants, représentants, consultants, correspondants, conseils externes, ) ;
• Toute personne identifiable dans les documents saisis dans Tooli.

Catégories de Données personnelles : L’Utilisateur peut saisir des Données dans Tooli. Il détermine les catégories de Données concernées. Celles-ci peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter, des Données des catégories suivantes :

• Données d’identification (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de registre national, coordonnées professionnelles et/ou privées,…) ;
• Données de contact (adresse postale, adresse e-mail, numéros de téléphone,…) ;
• Données relatives à la vie professionnelle (fonction, employeur, entreprise, titre professionnel…) ;
• Données relatives à la situation économique et financière (revenus, actifs, informations bancaires, facturation,… ;
• Autres données saisies : toute les données personnelles saisies par l’Utilisateur.

Données sensibles traitées (le cas échéant): L’utilisateur est responsable des données qu’il peut saisir dans Tooli, qui peuvent, le cas échéant, constituer des données sensibles. Dans cette hypothèse, l’utilisateur dispose d’une base légale valable pour de telles données (à l’exclusion de l’intérêt légitime pour de telles données). Il détermine les catégories de Données sensibles concernées et Buildwise les traite sur instruction. Celles-ci peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter, des Données des catégories suivantes:

• Opinions politiques;
• Convictions philosophiques ou religieuses;
• Données relatives à la santé;
• Données relatives à des infractions pénales ou condamnations.

Nature du traitement: Collecte, enregistrement, organisation, structuration, adaptation, extraction, consultation, l’effacement et la destruction. Finalité(s) du traitement: Les finalités de traitement sont définies par l’Utilisateur. Buildwise ne traite que les Données nécessaires à la fourniture de Tooli conformément au présent Accord et aux instructions supplémentaires fournies par l’Utilisateur dans le cadre de Tooli. Durée du traitement: Durée du présent Accord Pour les traitements des Sous-traitants ultérieurs, veuillez également préciser l’objet, la nature et la durée du traitement: Voir Annexe II.

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Annexe II

LISTE DES SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS Le Responsable du traitement a autorisé le recours aux Sous-traitants ultérieurs suivants :