DPA

Laatste update: 28/04/2026

​

Verwerkersovereenkomst

DEZE OVEREENKOMST WORDT GESLOTEN TUSSEN:

• Elke gebruiker die een account aanmaakt, Tooli raadpleegt of gebruikmaakt van zijn functionaliteiten, met name door er bestanden te uploaden, hierna de “Gebruiker” genoemd.

EN

• Buildwise, met maatschappelijke zetel te Kleine Kloosterstraat 23, 1932 Zaventem, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen in België onder nummer 0407.695.057, hierna “Buildwise” genoemd.

​

CONTEXT

1. Buildwise stelt de Gebruikers gratis een intelligente juridische assistent ter beschikking op basis van artificiële intelligentie (“Tooli”), waarmee Gebruikers vragen kunnen stellen, documenten kunnen uploaden, gegevens kunnen invoeren en kunnen chatten om geautomatiseerde antwoorden te krijgen.
2. De partijen erkennen dat, voor de toepassing van deze Overeenkomst, de Gebruiker optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, aangezien hij de doeleinden en middelen bepaalt voor de verwerking van de Gegevens die hij invoert in Tooli, en dat Buildwise optreedt als Verwerker, aangezien het namens en op instructie van de Gebruiker de verwerkingen uitvoert die nodig zijn om Tooli ter beschikking te stellen van de Gebruikers.
3. In overeenstemming met het toepasselijk Recht inzake gegevensbescherming wensen de Partijen deze Verwerkersovereenkomst (“Overeenkomst”) te sluiten, die hun respectieve rechten en plichten definieert en een integraal onderdeel vormt van de AGV.

Het volgende wordt overeengekomen:

​

1. Definities

1.1. De onderstaande termen worden als volgt omschreven: a) “Verwerkingsverantwoordelijke”, “Verwerker”, “Betrokkene”, “Persoonsgegevens” en ‘verwerking’ (en “verwerken”) hebben de betekenis die wordt gegeven in de toepasselijk Recht inzake de bescherming van persoonsgegevens; b) “Toepasselijk Recht inzake de bescherming van persoonsgegevens” betekent alle wetten en verordeningen wereldwijd met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en die van toepassing zijn op de betreffende persoonsgegevens, met inbegrip van, indien van toepassing, Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming) (de “AVG”) en alle toepasselijke nationale wetgeving inzake gegevensbescherming die is aangenomen krachtens of ter uitvoering van de AVG. c) “Europese Economische Ruimte” of “EER” betekent de lidstaten van de Europese Unie, evenals (ii) Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. d) “Gebruiker” verwijst naar elke gebruiker die een account aanmaakt, Tooli raadpleegt of gebruikmaakt van zijn functionaliteiten, met name door er bestanden te uploaden, hierna de “Gebruiker” genoemd.

​

2. Relatie tussen de Partijen

2.1. De Gebruiker, in zijn hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke, wijst Buildwise aan als Verwerker voor de verwerking van de Persoonsgegevens beschreven in Bijlage I (“Gegevens”). Elke Partij verbindt zich ertoe de verplichtingen na te leven die haar krachtens het toepasselijk Recht inzake de bescherming van persoonsgegevens toekomen.

​

3. Doeleinden van de verwerking

3.1. Buildwise verbindt zich ertoe om, in zijn hoedanigheid van Verwerker, de Gegevens alleen te verwerken voor de in Bijlage I beschreven doeleinden en uitsluitend op gedocumenteerde instructie van Buildwise (“Toegestaan doel”), tenzij anders bepaald door het toepasselijk Recht inzake de bescherming van persoonsgegevens. 3.2. Buildwise verwerkt de Gegevens in geen geval voor eigen doeleinden of voor doeleinden van derden. Buildwise stelt de Gebruiker onmiddellijk in kennis indien naar zijn mening een door Buildwise gegeven instructie een inbreuk oplevert op het toepasselijk Recht inzake de bescherming van persoonsgegevens.

​

4. Verdere doorgiften

4.1. Buildwise verbindt zich ertoe geen Gegevens door te geven (of een Subverwerker toe te staan om Gegevens door te geven) naar een land of regio buiten de EER (“Verdere doorgiften”) tenzij dat land of die regio door de Europese Commissie is erkend als een land of regio dat/die een passend beschermingsniveau biedt in overeenstemming met het toepasselijk Recht inzake de bescherming van persoonsgegevens. 4.2. Als gegevens moeten worden doorgegeven aan, opgeslagen door of geraadpleegd door een Verwerker in een land of regio buiten de EER waarvoor de Europese Commissie geen adequaatheidsbesluit heeft genomen, kan een dergelijke verdere doorgifte enkel plaatsvinden als Buildwise passende garanties is overeengekomen met de Verwerker om een overwegend gelijkwaardig beschermingsniveau voor de overgedragen Gegevens te waarborgen, in overeenstemming met het toepasselijk Recht inzake gegevensbescherming. Deze garanties kunnen met name het sluiten van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen tussen Buildwise en de betrokken Verwerker omvatten. 4.3. Buildwise zal de Gebruiker in kennis stellen door een lijst bij te houden van de Subverwerkers die betrokken zijn bij de verwerking of doorgifte van gegevens, met inbegrip van die welke buiten de EER zijn gevestigd. Deze lijst vermeldt de locatie van de Verwerkers en de garanties die zijn geboden om de doorgifte van gegevens te reguleren.

​

5. Vertrouwelijkheid van de verwerking

5.1. Buildwise zorgt ervoor dat elke persoon die hij machtigt om de Gegevens te verwerken (met inbegrip van het personeel en de Verwerkers van Buildwise) (“Bevoegde persoon”) onderworpen is aan een strikte geheimhoudingsplicht (hetzij contractueel, hetzij wettelijk). Buildwise verbiedt elke persoon die niet onderworpen is aan een dergelijke geheimhoudingsplicht om de Gegevens te verwerken. Buildwise zorgt ervoor dat elke Bevoegde persoon de Gegevens alleen verwerkt in overeenstemming met het Toegestane doel.

​

6. Beveiliging

6.1. Buildwise verbindt zich ertoe passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om een aan het risico aangepast beveiligingsniveau te garanderen, meer bepaald om de Gegevens te beschermen tegen (i) vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde toegang tot doorgegeven, opgeslagen of anderszins verwerkte Gegevens, of (ii) ongeoorloofde toegang tot de Gegevens, op accidentele of onwettige wijze (“Beveiligingsincident”). Deze maatregelen moeten rekening houden met de stand van de kennis, de implementatiekosten, de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking, alsook met de risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, waarvan de waarschijnlijkheid en ernst variëren. 6.2. Deze maatregelen kunnen onder meer en naargelang de behoeften het volgende omvatten: a) pseudonimisering en versleuteling van de gegevens; b) middelen om de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en -diensten te waarborgen; c) middelen om de beschikbaarheid van en toegang tot de Gegevens binnen een redelijke termijn te herstellen in geval van een fysiek of technisch incident; d) een procedure om de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter waarborging van de beveiliging van de verwerking regelmatig te testen, analyseren en evalueren.

​

7. Subverwerkers

7.1. De Gebruiker stemt ermee in dat Buildwise de verwerking van de gegevens geheel of gedeeltelijk kan uitbesteden aan een derde partij (“Subverwerker”), op voorwaarde dat: (i) Buildwise de Gebruiker ten minste 30 dagen van tevoren op de hoogte stelt van elke toevoeging of verwijdering van een Subverwerker, door zijn lijst van Verwerkers bij te werken, met vermelding van de aard van de toevertrouwde verwerkingen en de locatie van de betrokken Verwerker; (ii) Buildwise aan elke Subverwerker die het aanduidt dezelfde verplichtingen oplegt op het vlak van Gegevensbescherming als die welke op grond van deze Overeenkomst op Buildwise rusten; en (iii) Buildwise verantwoordelijk blijft voor elke tekortkoming van de Subverwerker in de nakoming van zijn verplichtingen als gevolg van een handeling, nalatigheid of onachtzaamheid van laatstgenoemde. 7.2. Een lijst van goedgekeurde Subverwerkers op de datum van deze Overeenkomst is opgenomen in Bijlage II. Buildwise verbindt zich ertoe deze lijst bij te werken en aan de Gebruiker ter beschikking te stellen telkens wanneer het een of meer Subverwerkers toevoegt of verwijdert in overeenstemming met deze clausule. 7.3. Indien de Gebruiker bezwaar maakt tegen de aanwijzing van een Subverwerker door Buildwise om redenen die objectief verband houden met de bescherming van persoonsgegevens, verbinden de Partijen zich ertoe binnen een redelijke termijn te goeder trouw bijeen te komen om de redenen voor deze weigering te onderzoeken en samen naar een passende oplossing te zoeken. 7.4. Indien er binnen de dertig (30) dagen na kennisgeving van de weigering geen overeenstemming wordt bereikt, kan de Gebruiker naar eigen keuze a) de voorgestelde aanwijzing aanvaarden, in voorkomend geval met aanvullende garanties van Buildwise; of b) deze Overeenkomst opschorten of beëindigen, zonder boete voor Buildwise en zonder afbreuk te doen aan de reeds uitgevoerde verplichtingen.

​

8. Bijstand en rechten van betrokken personen

8.1. Buildwise verleent aan de Gebruiker zo snel mogelijk redelijke bijstand, onder meer door passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de Gebruiker in staat te stellen te reageren op: (i) elk verzoek van een Betrokkene met betrekking tot de uitoefening van zijn rechten op grond van het toepasselijk Recht inzake de bescherming van persoonsgegevens (met inbegrip van, indien van toepassing, het recht op toegang, rectificatie, verzet, wissing en gegevensoverdraagbaarheid); en (ii) alle andere correspondentie, onderzoeken of klachten van een Betrokkene, een toezichthoudende autoriteit of een andere derde partij in verband met de Gegevensverwerking. Indien een dergelijk verzoek, correspondentie, onderzoek of klacht rechtstreeks aan Buildwise wordt gericht, stelt laatstgenoemde de Gebruiker hiervan meteen in kennis, zonder erop te antwoorden, en door alle relevante informatie door te geven. 8.2. Elk verzoek om bijstand dat onredelijk is of onevenredige inspanningen van Buildwise vereist, kan worden gefactureerd tegen een uurtarief van 120 EUR exclusief btw, tenzij de Partijen anders overeenkomen.

​

9. Beveiligingsincident

9.1. Zodra Buildwise verneemt dat er een beveiligingsincident is, stelt het de Gebruiker hiervan onmiddellijk op de hoogte en verstrekt het de Gebruiker zo snel mogelijk alle gevraagde informatie en bijstand. Op die manier kan de Gebruiker voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen inzake de melding van een gegevensinbreuk, en dit in overeenstemming met de vereisten en termijnen die zijn vastgelegd in het toepasselijk Recht inzake de bescherming van persoonsgegevens. Deze informatie omvat op zijn minst een beschrijving van de oorsprong, het toepassingsgebied en de gevolgen. 9.2. Buildwise neemt alle nodige maatregelen en acties om het beveiligingsincident te verhelpen en/of de gevolgen ervan te beperken, en houdt de Gebruiker op de hoogte van alle ontwikkelingen met betrekking tot dit Beveiligingsincident.

​

10. Verwijdering of teruggave van Gegevens

10.1. Bij beëindiging van deze Overeenkomst of bij opzegging ervan moet Buildwise (zoals de Gebruiker verkiest) alle Gegevens (inclusief alle kopieën van de Gegevens) die in zijn bezit of onder zijn controle zijn (inclusief alle Gegevens die door een Subverwerker zijn verwerkt) vernietigen of teruggeven aan de Gebruiker. 10.2. Deze Clausule is niet van toepassing wanneer Buildwise krachtens het recht van de Europese Unie of het recht van een lidstaat van de EER verplicht is om bepaalde of alle Gegevens te bewaren, in welk geval Buildwise de Gegevens moet isoleren en beschermen tegen alle verdere verwerking, behalve voor zover een dergelijke verwerking vereist is door het toepasselijk Recht, en totdat ze definitief worden verwijderd.

​

11. Verwerkingsregister

11.1. Buildwise verbindt zich ertoe een register bij te houden van alle verwerkingen die namens de Gebruiker worden uitgevoerd in overeenstemming met het toepasselijk Recht inzake de bescherming van persoonsgegevens.

​

12. Audit

12.1. Buildwise geeft een door de Gebruiker aangestelde derde auditor toelating om na te gaan of het zijn verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst nakomt. Daartoe stelt Buildwise de Gebruiker alle informatie, systemen en personeel ter beschikking die nodig zijn om de audit uit te voeren. 12.2. Buildwise erkent dat de derde partij toegang heeft tot zijn kantoren om een dergelijke controle uit te voeren, op voorwaarde dat de Gebruiker Buildwise met een redelijke termijn van ten minste dertig (30) werkdagen op de hoogte stelt van zijn voornemen om een audit uit te voeren, dat de audit tijdens de normale kantooruren wordt uitgevoerd en dat alle redelijke maatregelen worden genomen om enige verstoring van de activiteiten van Buildwise te voorkomen. De Gebruiker kan dit recht op controle slechts één keer per periode van twaalf (12) kalendermaanden uitoefenen, tenzij (i) een bevoegde autoriteit op het vlak van gegevensbescherming dit vereist of opdraagt, of (ii) de Gebruiker van mening is dat een nieuwe controle gerechtvaardigd is vanwege een Beveiligingsincident bij Buildwise. 12.3. Elke audit wordt uitgevoerd op kosten van de Gebruiker. Voor elke bijkomende bijstand die aan Buildwise wordt gevraagd in verband met de audit , kan een aanvullende factuur worden opgesteld tegen een uurtarief van 120 EUR exclusief btw, tenzij de Partijen anders overeenkomen.

​

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

13.1. Deze Overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgisch recht, en valt onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel.

​

Bijlage I

OMSCHRIJVING VAN DE VERWERKINGEN Deze bijlage I maakt integraal deel uit van deze Overeenkomst.

​

1. VERWERKING VAN GEGEVENS

​

A. LIJST MET PARTIJEN

Verwerkingsverantwoordelijke: Verwerker:

​

В. OMSCHRIJVING VAN DE VERWERKING

Categorieën van betrokkenen van wie de Gegevens worden verwerkt: De Gebruiker kan gegevens invoeren in Tooli. Hij bepaalt welke categorieën personen hierbij betrokken zijn. Dit kunnen onder meer, maar niet uitsluitend, Gegevens zijn met betrekking tot de volgende personen:

• Klanten van de Gebruiker (voormalige, huidige of potentiële klanten);
• Leveranciers, dienstverleners, handelspartners;
• Gebruikers die lid zijn van Buildwise (werknemers, personeelsleden, leidinggevenden, vertegenwoordigers, consultants, correspondenten, externe adviseurs, enz.);
• Elke persoon die identificeerbaar is in de documenten die in Tooli worden ingevoerd.

Categorieën van Persoonsgegevens: De Gebruiker kan gegevens invoeren in Tooli. Hij bepaalt welke categorieën Gegevens hierbij betrokken zijn. Dit kunnen onder meer, maar niet uitsluitend, Gegevens zijn met betrekking tot de volgende categorieën:

• Identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, rijksregisternummer, professionele en/of privécontactgegevens, enz.);
• Contactgegevens (postadres, e-mailadres, telefoonnummers, enz.);
• Gegevens met betrekking tot het beroepsleven (functie, werkgever, bedrijf, beroepstitel, enz.);
• Gegevens met betrekking tot de economische en financiële situatie (inkomen, vermogen, bankgegevens, facturering, enz.);
• Overige ingevoerde gegevens: alle door de Gebruiker ingevoerde persoonsgegevens.

Verwerkte gevoelige Gegevens (indien van toepassing): De Gebruiker is verantwoordelijk voor de gegevens die hij in Tooli kan invoeren, welke, in voorkomend geval, gevoelige gegevens kunnen vormen. In dat geval beschikt de Gebruiker over een geldige rechtsgrond voor de verwerking van dergelijke gegevens (met uitsluiting van het gerechtvaardigd belang voor dergelijke gegevens). De Gebruiker bepaalt de betrokken categorieën van Gevoelige Gegevens, en Buildwise verwerkt deze uitsluitend op instructie van de Gebruiker. Deze kunnen onder meer, maar niet uitsluitend, gegevens omvatten uit de volgende categorieën:

• Politieke opvattingen;
• Filosofische of religieuze overtuigingen;
• Gegevens met betrekking tot de gezondheid;
• Gegevens met betrekking tot strafbare feiten of veroordelingen.

Aard van de verwerking: Verzamelen, registreren, organiseren, structureren, aanpassen, extraheren, raadplegen, wissen en vernietigen. Doeleinde(n) van de verwerking: De doeleinden van de verwerking worden bepaald door de Gebruiker. Buildwise verwerkt alleen de Gegevens die nodig zijn voor de levering van Tooli in overeenstemming met deze Overeenkomst en met de aanvullende instructies die door de Gebruiker in het kader van Tooli worden verstrekt. Duur van de verwerking: Duur van deze Overeenkomst Gelieve voor de verwerkingen door Subverwerkers het doel, de aard en de duur van de verwerking te specificeren: Zie bijlage II.

​

Bijlage II

LIJST MET SUBVERWERKERS De Verwerkingsverantwoordelijke heeft toestemming gegeven voor het gebruik van de volgende Subverwerkers: